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Extraido do Livro Delegar tarefas com segurança da revista Você S/A
O que significa
delegar?
Quando se delega e tudo funciona bem, duas coisas acontecem
simultaneamente. Primeiro, seus funcionários assumem parte de seu
trabalho e, por sua vez, desenvolvem as habilidades e o potencial
deles. Segundo, ao delegar, você reserva tempo e espaço para se
dedicar a aspectos mais importantes de seu trabalho, a fim de realizá- lo com sucesso.
Delegar é um processo complexo que, como outras atividades gerenciais, precisa ser cuidadosamente planejado e monitorado. Não basta dizer simplesmente: “Estou muito ocupado; faça isto para mim”, ou “Não estou disposto a fazer esta tarefa, encarregue-se dela”.
Isso se chama “descarregar” e a coincidência de começar com “d” é o único ponto de ligação com o processo de delegação.
Delegar não é algo que ajuda somente a você; é um procedimento que também dá a seus funcionários abertura para se desenvolverem.
Contribuirá para a sua confiança e para a deles também. Neste livro, examinaremos as várias etapas de planejamento que precisam ser consideradas antes de você começar, e de que forma introduzir a
delegação de tarefas na gerência de linha. Incluímos alguns exercícios que você pode fazer para transformar idéias básicas gerais em planos de negócio mais precisos. Também examinaremos algumas das razões que explicam por que muitas vezes esse processo não funciona tão bem quanto deveria. Delegar é uma prática aceita, mas muitos não a seguem, ou a implementam mal.
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Delegar tarefas com segurança
Algumas razões quanto à dificuldade de delegar
Gerenciar pessoas que fazem o “seu” trabalho
As pessoas costumam ser intensamente treinadas para o trabalho que fazem. Podem ter recebido instrução formal intensiva na universidade ou ter uma qualificação formal tal como um diploma de
contador ou um equivalente; ou podem ter alcançado tudo isso por meio de muito trabalho, adquirindo, assim, experiência. Naturalmente, orgulham-se de suas qualificações, certas de que sabem executar seu trabalho de forma correta.
Delegar requer que os gerentes não façam diretamente os serviços, mas supervisionem ou orientem aqueles que os fazem. Não é de surpreender que eles se sintam receosos com tal processo.
Eles perguntam:
n seus funcionários serão capazes de executá-lo?
n seus funcionários serão capazes de executá-lo de acordo com os padrões exigidos?
Livre-se do trabalho!
Não é de se admirar que as pessoas sintam-se receosas em delegar e digam freqüentemente: “Faço isto mais rapidamente”, ou “Demoro tanto tempo para mostrar a eles como devem fazer que eu poderia fazer o trabalho na metade do tempo”.
Como toda mudança, é necessário investir tempo e esforços a curto prazo para se receber dividendos a médio e longo prazos. Isto é sempre um dilema para pessoas ocupadas que tendem a se
concentrar no “aqui e agora”, sempre preocupadas com o desempenho e com os resultados financeiros. Costumam dizer: “Como posso parar de fazer o que sei fazer bem, sem que haja prejuízo para o sistema, a fim de treinar alguém que talvez não seja capaz de realizar essa tarefa tão bem quanto eu?” Certamente, é uma conduta arriscada e envolve certa intuição; não é garantida e pode não funcionar — mas, então, o que funcionará?
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O que significa delegar?
Delegar não é abandonar seu trabalho. Fazemos a pergunta:
“Se estou delegando o máximo que posso, o que farei?” Discutiremos isso mais tarde, por ser uma questão vital. Será necessário mudar e passar a assumir áreas em que você pode não ter atuado antes, mas que promoverão seu desenvolvimento. Pode ser cômodo não delegar e ater-se às tarefas que você executa bem, para não ter de enfrentar o desafio da mudança, liderança e inovação.
As vantagens de delegar
n Você poupa tempo para executar bem tarefas importantes.
n As capacidades e competências de seus funcionários aumentam.
n Delegar dá grande satisfação e orgulho, à medida que mais pessoas se envolvem com seu trabalho.
n Fornece-lhe flexibilidade para organizar seu trabalho, sabendo que você tem recursos alternativos.
n Permite que você se concentre em tarefas mais difíceis e importantes.
n Permite que você pense, pesquise, discuta e se desenvolva para o futuro.
Em suma, delegar é o que o torna um verdadeiro gerente.
As desvantagens de delegar
n Quero que isto seja feito da maneira que acho correta, que é a única forma aceitável.
n Preciso controlar tudo.
n Requer tempo e pode não funcionar.
n Se treino e supervisiono meus funcionários delegando a eles meu trabalho, eles serão promovidos e progredirão.
n Eles podem acabar assumindo meu cargo.
Pergunta: “Quando as pessoas estão preparadas para assumir uma tarefa?” Responda (resposta estratégica para uma pergunta estratégica): “Nunca!” (pense nisso).
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Delegar tarefas com segurança
O que ganho com isso?
Ter sucesso ao delegar é um passo fundamental para você se desenvolver e ser um verdadeiro gerente. A capacidade de gerenciar outras pessoas a fim de que façam o trabalho que você costumava fazer sozinho e liberar seu tempo é um ponto crucial para seu desenvolvimento. Analise a hierarquia administrativa em sua empresa.
Na base da escala, os primeiros gerentes de linha, ou supervisores, continuam a assumir grande parte do trabalho e podem delegar apenas parte dele. Examine o papel dos principais executivos de
grandes empresas. Eles simplesmente não podem se incumbir pessoalmente do trabalho porque há muito a fazer e eles podem não ser especialistas nisso. Para subir na hierarquia administrativa é
preciso conhecer, ter qualificações para executar o serviço, delegá-lo e gerenciar aqueles que foram encarregados de sua execução. Você pode gerenciar funcionários que por sua vez delegarão tarefas aos outros, e pode ser preciso gerenciar a delegação feita por eles. Você não conseguirá gerenciar a delegação de tarefas feitas por eles se não souber como fazê-lo você mesmo e se não adotar essa prática de uma maneira efetiva.
Logo, delegar com sucesso é uma habilidade importante e uma qualidade que você deve adquirir.
n Você terá mais tempo para se concentrar em tarefas importantes, como mudanças e inovações.
n Ficará satisfeito em ver sua equipe se desenvolver.
n Contribuirá com sua unidade e aumentará a eficiência e os resultados.
Delegar não é um processo livre de risco; requer paciência e incentivo. As pessoas cometerão erros e precisam saber o que acontecerá quando cometerem um erro devido à inexperiência delas.
Anos atrás, no United States Home Department (Secretaria de Habitação dos Estados Unidos) — o equivalente ao Home Office na Inglaterra — houve uma campanha ativa chamada “Prove que o
trabalho de seu chefe não é necessário”. Foi uma campanha oficial, formal, e em toda a empresa os funcionários dirigiam-se a seus chefes e diziam: “Deixe-me fazer isto”, “Sou capaz de fazer isto”. Foi muito estimulante e saudável. As pessoas começaram a esvaziar as mesas de seus chefes; a fazer tarefas que eram perfeitamente capazes de executar. Com isso, o trabalho passou a ser realizado pelos escalões inferiores, deixando profissionais experientes livres para as tarefas que exigiam grande experiência. Essa campanha também acabou eliminando um ou dois funcionários, que se cercaram durante anos de tarefas triviais e fingiam tratar-se de um trabalho executivo, muito
bem remunerado.
O que eles ganham com isso?
Essa é uma pergunta importante, uma vez que você pode ver vantagens para si próprio e para a empresa, na posição que nela ocupa, mas precisa garantir que seus funcionários também vejam
vantagens nisso.
Mais adiante, neste livro, falaremos do conflito entre descrições de cargo e delegação de tarefas, e faremos a pergunta: “Afinal, quem executa esta tarefa?”. Você pode encontrar resistência no início, à medida que as pessoas concluem que o que você está fazendo consiste, simplesmente, em tornar a carga de trabalho delas mais pesada, enquanto a sua fica mais leve. Portanto, é importante que
você mostre os benefícios a seus funcionários. Eles assumirão mais trabalho e melhorarão suas habilidades; conseguirão ter mais res- ponsabilidade e demonstrar mais desenvolvimento pessoal; é
realmente uma oportunidade.
Também é importante que se você delegar aos funcionários de níveis bem inferiores na empresa, os quais por sua vez não terão a quem delegar, não os transforme em um grupo encarregado de todas
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Delegar tarefas com segurança as tarefas que sobram ou que ninguém deseja fazer, como se fossem
a “lixeira” da empresa. A distinção entre delegar e livrar-se das tarefas precisa ser feita com cuidado. Talvez, uma das conseqüências seja a de que delegar para os funcionários que se encontram na base da hierarquia de uma empresa pode exigir muito mais tempo, pois eles
terão muito mais dúvidas que os funcionários de níveis superiores.
Muitos dos benefícios de uma delegação bem-feita são comprovados a médio e longo prazos, o que corresponde a um período de um a cinco anos. A curto prazo, a situação pode ser difícil
e confusa para você e para seus funcionários. As pessoas precisam aprender novas habilidades e adquirir novas qualificações. Precisam aprender a mudar. Isso pode afastá-las do que elas gostam de fazer, daquilo que elas estão acostumadas a fazer, para assumirem tarefas que você quer que elas façam dali para a frente. Não se apresse nessa parte do processo; reserve bastante tempo para explicar porque a mudança é benéfica a todos. Não hesite em falar repetidamente não
apenas sobre as tarefas que você está delegando, como também sobre o valor do processo como um todo.
Evidentemente, talvez você não consiga motivar nem persuadir alguém que seja perfeitamente capaz de assumir uma tarefa delegada. Isso é desanimador, mas nada é sucesso garantido em gerenciamento.
Conclusão
Em um pequeno livro sobre administração do tempo, por nós escrito alguns anos atrás, dissemos: “delegue tudo o que puder”. As pessoas costumam nos questionar, porque não acreditam que isso seja possível. Dizem, por exemplo: “Não tenho funcionários”, ou “Meus funcionários já estão sobrecarregados”. A verdade, nesses casos, é que você não pode delegar, simplesmente porque não possui os recursos necessários. Mas, se for possível e se você dispuser dos recursos, então delegue o máximo possível e deixe claro que esta é sua política. Além disso, deixe claro àqueles que assumem a responsabilidade por delegar tarefas que eles também devem delegar tudo o que puderem a seus funcionários.
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O que significa delegar?
Dessa forma, as empresas deixam de se preocupar basicamente com suas tarefas de rotina para se voltarem mais para a sua administração e acabarão agindo de forma mais estratégica. Ao adotar essa postura estratégica, você aprende a fazer mudanças, a implementar inovações e a pensar criativamente. Essa será sua forma normal de trabalhar, e não apenas uma conduta ocasional que
desequilibre o funcionamento normal da empresa ou seu trabalho diário.
O título deste livro é Delegar tarefas com segurança, pois sabemos que muitas pessoas acham que delegar é um procedimento sensato, mas temem as conseqüências a ponto de evitá-lo. A confiança
vem quando se seguem os passos que estabelecemos no próximo capítulo e, também, da consciência de que aquilo que pode parecer óbvio para você pode não estar claro para seus funcionários.
Nota do autor: Procuramos termos apropriados para nos referirmos às pessoas envolvidas na delegação. Não nos agrada delegante/delegado e, embora a idéia da palavra “delegado”, como um soldado romano,
seja interessante, não é um termo de uso comum em inglês. Gerard Egan usa “Gerente e colegas”,
que parece pertinente. Não nos agrada “subordinado”. Portanto, finalmente decidimos usar
“gerente e funcionários”.
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